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高校檔案管理創新探討

檔案記憶雜志 在線咨詢
摘要:隨著互聯網技術的不斷發展,網絡中大量的信息數據產生導致大數據技術應運而生,大數據技術在我們生活中的各個領域被廣泛的應用,并且也取得了良好的應用效果。在大數據時代的背景下,高校檔案管理工作也因為大數據技術的應有得到了很高的發展空間,而與發展相攜而來的就是面對大量的信息數據的挑戰。本文就大數據時代背景下高校檔案管理模式的創新做出探究,并提出了淺顯的意見,以望得到廣大高校檔案管理工作者的參考,為高校檔案
【關鍵詞】
  • 高校 檔案管理 創新

一、前言

檔案作為高校在發展過程中形成的重要的文獻資料,高校檔案的重要性不言而喻。隨著我國教育事業的不斷發展進步,我國各個高校也得到了更多的發展助力,我國高校的規模也在不斷的擴大,這也就導致了我國高校檔案數量開始成倍的增長,而多元化的信息技術帶來的信息資源種類也是多種多樣,這也為高校開展檔案管理工作增加了不少的難度。在高校檔案管理工作中有效地應用大數據技術能夠充分提升高校檔案管理工作的效率,并且可以實現以大數據思維的高效檔案管理工作的創新,使高效檔案管理工作水平全面的提升,使高效檔案在高校的發展中充分發揮其自身的價值。

二、高校檔案管理工作中應用大數據技術的必要性

作為一種數據高度集合體的大數據技術具備數據體量巨大、種類多樣、價值密度較低、商業價值高、快速處理數據的特點。大數據技術在高校檔案管理工作中的應用,能夠為高校檔案管理工作現代化建設提供有效保障[1]。隨著我國教育事業的快速發展,我國高校教育得到了很高強度的發展,也呈現出在不斷上漲的趨勢。而為了適應當下快速發展的高校建設,對于高校檔案的管理工作也在不斷地進行更新,以圖快速化地處理信息,精準化利用信息。顯然這樣的要求是傳統檔案管理無法應對的,因此就需要對高校檔案管理模式進行有效地創新,利用先進的技術理念高效地運行檔案管理工作。大數據技術的應用能夠對高校的檔案信息進行有效地整合分類,利用大數據技術所具備的獨特優勢能夠有效地提升高校檔案的利用效率,對高校檔案進行智能化管理。并且能夠提升有效地檔案檢索以及編碼服務,實現用戶服務個性化定制,充分發揮高校檔案的服務性質,為高校提供高效的檔案管理工作基礎。

三、大數據時代下高校檔案管理工作面臨的挑戰

檔案數據急速上漲是大數據時代為高校檔案帶來的明顯變化,并且隨著不斷增多的高校檔案數量,高效的方案的結構也變得多元化、數據呈現高精尖化、用戶的需求也隨之增多[2]。大數據技術的運用給高校檔案帶來了巨大發展機遇同時也迎來了與機遇成正比的挑戰。

(一)大量數據帶來的儲存問題

高校檔案儲存必須擁有較大的容量才能夠滿足大數據時代下巨大的高校檔案數據。對高校檔案進行有效地管理首先應當將這樣大量的數據進行有效地保存,數據多源結構的特性一定要加強注意,因此就需要對檔案數據進行不同類型的儲存。而這所謂的儲存并不單單是將檔案書籍進行簡單的保存,而是應當在這些海量的檔案數據之間建立必要的關聯性,以此來實現后期檔案使用時的便捷性。

(二)傳統的檔案服務內容以及方式的問題

檔案在大數據時代的背景下已經向著智能化以及知識化轉變,傳統高校檔案僅僅起到參考的作用,人們在檔案利用的過程中面對巨量的數據信息,通常在查閱的過程中浪費很長的時間,十分需要對這些數據進行有效地整理分析,能夠提供給使用者他們真正需要的數據。

(三)檔案信息的安全性問題

所謂的大數據時代,任何事物都可被信息化,而檔案作為一種具有一定機密性的文獻資料被信息化置于大數據平臺上,其安全性就是一個很大的問題[3]。高校檔案因為其應用了大數據技術,就必須要同整個數據系統相連接,而作為一種存在機密性的高校檔案數據也會具備一定的價值,會更容易受到一些別有用心的人的利用。除此之外,在進行高校檔案整理融合時,對于一些存在一定結構性的檔案與無結構的檔案進行融合會使檔案自身的整體性造成威脅。

(四)檔案管理人員的問題

高校檔案管理管理員在大數據時代也有了更高的工作標準要求,高校檔案管理工作中的檔案收集、高校檔案管理、高校檔案使用都應當隨著時代的進步而進步。除此之外,高校檔案管理工作除了要具備專業技能以及高標準的事業素養以外,還需要對計算機技術進行相關的了解,多方面發展才能夠適應大數據背景下的高校檔案管理工作。

四、大數據時代背景下高校檔案管理工作的創新

為了順應大數據時代背景下高標準的高校檔案管理工作要求,需要我們用新的工作思路對高校檔案管理工作進行創新,將高校檔案的價值進一步的發揮,使其能夠在高校的發展歷程中填上濃墨重彩的一筆。

(一)建立起規范的資源數據體系

隨著大數據時代的到來,檔案信息資源的價值不論是檔案提供者還是檔案需求者都在關注的問題,高校檔案管理水平的提升應當以大數據時代的檔案信息的特點來進行,將高校檔案管理工作進行定位[4]。在進行實際的高校檔案管理工作中,通過充分調研各種大數據產品,結合本校檔案的實際情況進行選擇,將高校檔案管理智能化水平充分提升。高校檔案管理工作中大數據技術的應用能夠有效地將高校檔案的信息資源進行充分的挖掘,并且可以借助大數據技術建立資源共享平臺。

(二)改善工作模式

面對大數據時代,高校檔案管理工作中的檔案收納、整理、歸檔都有了新的要求。高校檔案收集工作是貫穿整個管理工作全過程的,因此前端控制工作必須做好,需要對每個業務系統展開嚴密的調查,不同的檔案數據就采用不同的處理方法。大數據技術本就基于計算機技術的發展,因此高校檔案的管理工作中也避免不了計算機技術的應用,并且這些大量的檔案數據也正需要計算機進行處理,在工作中需要注意的是應當及時對檔案數據進行備份以免出現數據丟失。

(三)增強檔案管理工作的安全性

安全性在大數據時代背景下對于高校檔案管理工作的重要程度不言而喻,檔案作為一種帶有秘密性質的文獻資料,其安全性是必須要特別注意的[5]。高校檔案的安全性需要很強的技術手段來進行支撐,因此要將檔案管理工作進行加強,身份認證、密碼加密技術、權限設置、檔案備份、操作日志的保留等都是需要我們去進行強化管理的。除此之外,安全的檔案借閱規章制度也是必不可少的,完善的規章制度確保了檔案管理工作在出現紕漏的時候有跡可循,在檔案信息安全的基礎上進行檔案的借閱,用完善的保密制度來進行數據共享。最后還應當建立起高質量的檔案管理團隊,用專業的技術素養以及服務意識來確保高校檔案管理工作的有效進行,使高校檔案在高校的發展中發揮其自身的寶貴價值。

五、結語

面對信息數量龐大的大數據時代,高校檔案管理工作迎來了良好的發展契機同時也迎來了更新的挑戰,高校檔案管理工作中怎樣充分利用大數據技術開展有效地檔案管理服務是我們當下亟待解決的問題。時代的發展趨勢就是大數據,而作為高校管理工作中重要組成部分的檔案管理工作,也肩負著歷史重擔。因此,我們必須要將高校檔案管理工作與大數據技術進行有效地結合,利用各種先進的大數據技術以及先進的理念對高校檔案管理工作進行創新,確保將高校檔案管理工作的準確性進行提高,將高校檔案自身所擁有的價值完全發揮出來,開展高質量的高校檔案管理工作。

【作者簡介】郭未艾(1973-),女,本科,館員。

參考文獻

[1]李亮.淺談大數據時代高校檔案管理工作思路[C].決策論壇——企業精細化管理與決策研究學術研討會,2015:2.

[2]段佳音,汪小琴.大數據時代高校檔案館公共服務方式創新探索[J].安徽工業大學學報(社會科學版),2017,34(4):96-97.

[3]張金來.大數據時代高校檔案信息服務創新探討[J].天津職業院校聯合學報,2016(7):124-128.

[4]彭富玲.大數據時代背景下高校檔案管理模式的變革和優化[J].中國戰略新興產業,2018(24):225.

[5]姜萍,姜葉飛.大數據背景下高校檔案管理模式變革研究[J].蘭臺世界,2015(11):30-31.

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期刊名稱:檔案記憶

期刊級別:國家級期刊

期刊人氣:200

產品參數:
主管單位:湖北省檔案局(館)
主辦單位:湖北省檔案局(館)
出版地方:湖北
快捷分類:檔案
國際刊號:1003-8167
國內刊號:42-1882/G2
郵發代號:
創刊時間:1986
發行周期:月刊
期刊開本:B5
下單時間:1個月內
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